Perorangan atau kelompok dapat mendatangi kantor event (DM ke @DSAEvents) untuk menyampaikan informasi mengenai rencana penyelenggaraan event dan melakukan pemesanan tanggal pelaksanaan.

Head Event Coordinator akan menyerahkan format proposal kosong untuk diisi oleh ketua panitia atau sekretaris. Proposal harus dibuat dalam format Google Docs.

Proposal yang telah diisi dikirimkan kembali ke kantor event untuk ditinjau oleh Head Event Coordinator bersama pihak-pihak terkait dalam lembar pengesahan. Jika terdapat revisi, penyelenggara diharapkan melakukan perbaikan pada proposal tersebut. Peninjauan proposal mencakup berbagai aspek, termasuk struktur panitia, teknis pelaksanaan, serta estimasi reward yang diajukan. Reward yang tercantum dalam proposal masih berupa perkiraan, khususnya untuk peserta dengan kategori keaktifan: aktif, cukup aktif, atau tidak aktif.

Jika proposal disetujui, penyelenggara dapat melaksanakan event sesuai isi proposal yang telah disahkan dan tanggal yang telah disetujui.

Selama event berlangsung, dokumentasi wajib dikumpulkan. Dokumentasi tersebut mencakup tautan thread utama acara, rekap peserta aktif, serta bukti keterlibatan dan hasil akhir kegiatan.

Setelah acara selesai, ketua panitia atau sekretaris wajib menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dalam format Google Docs yang sama dengan proposal. Laporan ini memuat bukti nyata pelaksanaan sesuai rencana, daftar panitia dan peserta penerima reward, keterangan keaktifan, nominal sebenarnya dari reward, serta daftar peserta dengan format data yang sama.

Laporan Pertanggungjawaban akan diverifikasi oleh Head Event Coordinator. Pada tahap ini, dilakukan pengecekan terhadap total nominal reward, kesesuaian dengan ketentuan dana maksimal, serta kejelasan pembagian reward ke masing-masing akun peserta dan panitia. Jika tidak ditemukan revisi atau kendala, laporan dinyatakan sah.

Head Event Coordinator akan memformat file menjadi PDF dan mengarsipkannya ke dalam sistem DSA (atau ke TAVC jika diperlukan). Setelah itu, akan dilakukan konfirmasi kepada pihak terkait, baik TAVC maupun penyelenggara, bahwa reward siap untuk dicairkan.

Pencairan reward dilakukan maksimal lima hari kerja setelah Laporan Pertanggungjawaban dinyatakan sah.

Jika menggunakan kas DSA pencairan dilakukan melalui akun @DSAEvents. Apabila menggunakan kas kelompok seperti Duel Club dan asrama, pencairan dilakukan melalui akun dari Koordinator dan Headhouse.

Ketentuan lengkap: